各潜在供应商：

因工作需要，我局拟采购专业供应商完成2023年度档案整理和扫描等服务项目。现将有关事项函告如下：

一、采购项目的基本情况

（一）项目名称：襄阳市行政审批局2023年度档案整理及扫描服务项目。

（二）采购方式及最高限价：该项目实行询价采购供应商；按照报价清单进行报价，总价不超过14万元（含档案整理用品费用及扫描、挂接等费用）。

（三）项目完成时限：自签订合同之日起120个日历天内完成所有项目服务，并提供相应承诺书。

（四）本项目不接受联合体投标，也不采购进口产品。本项目面向中小微企业。

（五）成交供应商确认。采购人将从不少于3名符合采购条件的潜在供应商中，选取报价最低的供应商确定为成交供应商。采购人将在成交供应商确定后5个工作日内，与成交供应商签订该项目服务合同。

（六）项目结算方式及时间。项目实施完成并通过采购人组织的档案达标验收合格后，按照采购人与成交供应商双方签订的项目合同和实际完成的工作量据实结算。

（七）项目采购人信息。项目采购人：襄阳市行政审批局，联系人：朱自国，联系电话：0710-3270178，13197168389，单位地址：襄阳市高新区紫贞公园路1号市民服务中心，邮政编码441000。

二、采购需求及项目标准

（一）档案整理要求及标准。按照国家、省、市档案局（档案馆）关于档案规范整理要求整理我局各类档案资料，达到国家档案行政管理部门关于档案整理与扫描的相关标准及襄阳市档案馆接收我局档案进馆验收达标标准。包括但不限于档案资料的收集整理、分类、编写页码、打印目录、装订、入库及配合采购人档案移交进馆等工作。具体要求及标准如下：

1.专业档案必须每卷规范分类、整理、编写页码、填写卷内文件目录及卷内备考表。

（1）卷内文件目录必须规范填写序号、档号、文号、

责任者、题名（包括发文者、内容、文种）、日期、页数、备注等。

（2）卷内备考表内必须注明本卷页数等相关情况说明。

（3）编写页码及填写文件形成的时间必须符合规范标准。

（4）档案装订必须符合规范要求。

2.文书档案、财务档案、照片档案、电子档案以及设备档案等应按照国家、省、市档案部门现行的档案整理规范要求整理。

3.整理成品的档案，每盒必须基本饱满，档案盒不得膨胀变形。

（二）档案扫描要求及标准。档案扫描刻录光盘及移动硬盘，上传并挂接服务器。

1.扫描方式。根据档案资料纸张幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。主要采用平板扫描方式。

2.扫描色彩模式。扫描模式采用彩色模式进行扫描。

3.扫描分辨率。扫描分辨率要求300dpi以上，影像保存格式为JPG格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

（三）档案保密安全要求及责任。严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)、《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)等相关规定及采购人的有关规定执行。

档案整理及扫描工作必须在采购人指定的场所内进行。成交供应商需确保档案整理及扫描场所正常秩序和档案资料的保密安全。不得私自带出档案资料；不得私自复制、遗失、销毁、损坏档案资料；不得带入档案整理人员以外的其他人员进入档案整理与扫描工作场所逗留等，如有违法违规者，将追究法律责任。具体要求将在成交合同中明确规定。

（四）相关事项

1.档案用品及办公场所。该项目所有档案用品均由成交供应商提供，档案用品费用均由成交供应商承担，且提供的档案用品质量必须符合国家相关规定标准。

采购人负责提供符合相关规定要求的完成此项目的档案整理与扫描办公场所。

2.项目售后服务

（1）及时整改档案检查中发现的各类问题。协助采购人办理档案移交市档案馆的相关事宜。及时整改移交进馆档案中存在的整理及扫描等各类问题，直至采购人的档案成功移交市档案馆。

（2）售后服务期限：项目验收通过交付使用后提供 1年的免费售后服务。

三、潜在供应商的资格要求

（一）满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定，即：

1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3.具有履行合同所必需的专业设备和专业技术能力；

4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

6.经营资质证件中应当包含有档案管理综合服务、档案数字化加工及数据处理等相关经营项目。

7.参与整理档案的工作人员均持有档案岗位资格培训考试合格证。

8.提供2021年1月至2024年5月期间为行政机关档案整理与扫描服务已完成的类似业绩3家（注：业绩资料以中标通知书及合同协议书为准），业绩资料要真实清晰，模糊不能辨认的不予认可。

9.法律、行政法规规定的其他条件。

（二）单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加本项目同一合同项下的政府采购活动。

（三）未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单，未被列入政府采购严重违法失信行为记录名单。

（四）供应商存在下列情形之一的，相关响应均无效：

1.不同供应商的响应文件由同一单位或者个人编制；

2.不同供应商委托同一单位或者个人办理投标事宜；

3.不同供应商的响应文件载明的项目管理成员或者联系人员为同一人；

4.不同供应商的响应文件异常一致或者响应报价呈规律性差异；

5.不同供应商的响应文件相互混装。

四、递交响应文件

（一）响应文件内容及递交方式。响应文件均应直接送达采购人。需提交的响应文件材料：

1.法定代表人报名的须提供合法有效的企业法人营业执照、法定代表人的合法有效的身份证明（附件2）、承诺书（附件4）、报价清单（附件5）、报名登记表（附件6），且均由企业法定代表人签字，加盖单位印章。

2.委托代理人报名的须提供合法有效的身份证明、授权委托书原件（附件3）、合法有效的企业法人营业执照、承诺书（附件4）、报价清单（附件5）、报名登记表（附件6），且均由企业法定代表人签字，加盖单位印章。

3.响应文件签字和盖单位章要求。盖单位章是指：盖标明供应商法定名称全称的公章，不得用如投标专用章、业务专用章、合同专用章等代替。签字是指：手写签字，也可使用个人印章、签名章或其他电子制版签名代替。

4.响应文件份数：一式两份，采购人与潜在供应商各持一份。

5.响应文件的密封和标识。响应文件应加贴封条，并在封套的封口处加盖供应商单位章。

（二）响应文件递交时间：各位供应商务必于5月15日上午11点前递交响应文件（响应文件格式见附件1）。逾期递交响应文件视为响应无效。请于法定工作日递交响应文件，上午：8：30-12：00；下午：2：30-6：00。

（三）响应文件递交地点：襄阳市行政审批局四楼410室（襄阳市高新区紫贞公园路1号市民服务中心），项目联系人：朱自国，联系方式：0710-3270178，13197168389。

（四）采购文件的保密责任。参与采购活动的各方均应对采购文件和响应文件中的商业和技术等秘密以及个人隐私信息保密，违者应对由此造成的后果承担相应的法律责任。

襄阳市行政审批局

2024年5月7日